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档案业务知识

发布日期:2018/08/14 | 浏览次数:5258

一、适用范围

   本规则适用于文书档案的整理、立卷、归档。

    二、文件材料的纸质要求

    除规定使用特殊标准的纸质外,一般都使用A4纸。

    三、立卷时间

    一般情况下,要求每年第一季度内完成上一年度文书档案材料的立卷归档工作。

    四、归档文件整理的组织形式

    归档文件整理的组织形式有两种:

    (一)集中整理。即由单位办公室把单位所有的文件材料全部收集起来,统一进行整理、立卷、归档。

    这种组织形式适合于内部机构设置单一、文件材料少的单位。

    (二)分散整理。即由单位办公室统一筹划,各科、室、股或站、所,以本科、室、股或站、所为单位对文件材料进行整理、立卷,然后收归单位办公室,按照相对固定的顺序统一编制档案盒号(用铅笔淡写),集中管理。

    这种形式适应于单位相对较大、内部机构设置复杂、文件材料较多的单位。

    以组织部的档案为例:由办公室、干部科、组织科、干教科等按照归档文件整理规则要求分别对文件材料进行立卷,然后办公室收集拢来,按办公室为“1”、干部科为“2”、组织科为“3”、干教科为“4”等编写好盒号,再按编好的顺序依次放入档案柜,进行集中管理。

    五、文件的收集与鉴定

    (一)文件收集。收集是指将分散在各部门(科、室、站所)、个人保存的各种文件材料完全收集拢来。包括文字、图表、声像、电子文档等不同载体的记录。

    1、收集的方式。收集的方式有两种:一是平时收集。即档案管理员在收发文后,所收(发)的文件,对需要保存的文件材料,按照永久、30年、10年保管期限进行鉴定,以件为单位装订好,盖上归档章,填写好保管期限,分别放于有区别标识的文件柜中,年终将收集的文件材料分别立卷归档。

    二是年底一次性收集。即年底将本单位收(发)的所有归档材料,包括个人应该归为单位保存的材料全部收集起来。为了确保文件材料的完全完整,可以两种方式结合起来。

    2、收集的要求:完全完整。   

    (二)文件鉴定。文件鉴定的内容有两个方面:一是鉴定是否归档;二是鉴定保管期限。总体上,按照国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来鉴定。

    1、机关文件材料归档范围:(1)上级机关颁发的需要贯彻执行的文件,主要包括会议文件、业务指导文件、领导讲话等;(2)本机关产生的绝大部分文件材料;(3)同级机关需要贯彻执行的文件;(4)下级机关报送的重要的文件材料。

    2、机关文件材料不归档范围:(1)上级机关文件材料中,普发性不需要办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件;(2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性的文件,一般性文件的草稿,无特殊保存价值的信封,不需要办理的一般的人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(3)同级机关的文件材料中,不需要贯彻执行的文件材料,不需要办理的抄送文件材料;(4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

    3、保管期限。(1)永久保存的材料:一是反映本单位重大史实的文件材料;二是上级形成的、与本单位有直接关联的、应该作为永久保存的文件材料;三是下级部门形成的、本单位应该作为永久保存的文件材料。

    (2)30年保存的材料:一是本单位形成的、不具备永久保存价值的,30年内有参考价值的材料;二是上级形成的、不具备永久保存价值的,30年内有参考价值的材料;三是下级形成的、不具备永久保存价值的,30年内有参考价值的材料。

    (3)10年保存的材料:各级形成的,在10年内具有参考价值的文件材料。

    六、归档文件材料的整理

    文件材料的整理程序共分为六个步骤,即:装订、分类、排序、编号、编目、装盒。

    (一)归档文件的装订。[装订——]

    归档文件的装订是指对需要归档保存的文件材料的装订。归档文件的装订以“件”为单位。一般以每份文件为一件,编目时也只体现为一条条目(一条目录)。具体规定为:文件正本与草稿为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,正文与附件为一件,报表、名册、图册一册(本)为一件,复文与来文为一件。排列的顺序是正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原稿在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;汉文在前,少数民族文本在后。不同文字的文本,如无特殊规定,中文本在前,外文本在后。有文件处理单的,可放在最前面,作为首页加盖归档章,从而更好地保护正本的原貌。   

    装订前应将“件”内纸页按一定方式对齐。采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。

    最为经济、便捷的装订材料是订书针和线。需永久、30年保管的文件用不锈钢订书针装订,10年保管文件可用日常使用的订书针装订。较厚的文件采用传统的“三孔一线”方式装订。其它还可以用浆糊、无酸纸封套等。

    装订方式和装订材料的使用,各单位可根据自身特点、条件进行选择,但必须考虑以下两条要求:1、符合档案保护要求。装订方式应能较好地维护文件的历史面貌,装订用品必须对归档文件无害,不影响档案的保存寿命。2、选用装订用品应尽量降低成本,装订方式应简便易行。

    (二)归档文件的分类。 [装订——分类]

    1、首先必须按照年度分开。

    一是跨年度的文件材料如规划等存为文件材料形成年;二是需要多年办结的文件材料存为办结年;三是多份文件作为一件时以装订时排在最前面的文件日期为准;四是没有标注日期的,要分析文件内容,制成材料、格式、字体等各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据以按年度合理分类。五是学籍档案按入学年度分类,如2006年入学,归入2006年度,但在以后的分类中不能随便更改此种分类方式。

    2、然后按机构、或问题分开。

    (1)按机构分类。机构分类法是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类。一般来说,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类名。以公安局档案室为例,分类方法为:

     2006:办公室——永久、30年、10年

           治安科——永久、30年、10年

           政保科——永久、30年、10年

           ……

    原则上以哪个机构名义发文的文件就归为哪个机构的类中。几个机构共同签发或承办的文件,一般归入主办机构。设置的临时机构,归档所立文件时应和其它机构一样设类,并归档保存。如临时机构是与设立单位某一内部机构合署办公,并以该机构为常设机构,那么,形成的文件应归入该单位的内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构,则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等经过这些机构协商确定后分类。

    (2)按问题分类。问题分类法是根据单位工作的内容(即问题),相应地把相关的材料分在一起归类保存。以某单位的档案分类为例:按综合类、会议类、法规类、宣传教育类等进行分类。如:

    2006:综合类——永久、30年、10年

          法规类——永久、30年、10年

          宣传教育类——永久、30年、10年

          ……

    对文件数量少,内部机构简单的立文单位,可采用年度——保管期限分类法。

    (三)归档文件的排列。[装订——分类——排列]

    1、按照机构排列。单位内部科室、股所多的,可按先综合类,然后根据科室、股所职能的重要程度依次排列。如乡镇的文件材料,可按党委文件——政府文件——党委办文件——政府办文件——财政所——林业站——农经站等排列。排列的顺利要相对固定。

    2、按照问题排列。单位职能多的,可依照职能职责,按照相对固定的顺序排列。如:党建工作——政策法规工作——宣传工作——文秘工作等。

    3、集中排列。指会议文件,统计表等成套性文件可集中排列。

    4、按时间先后顺序排列。不同事由的文件,可按事由形成时间的先后顺序排列;或按责任者、承办部门分别集中排列。如:以科室排列或类别相同的排列在一起,机关人事部门可将干部调配、职称评定、出国审查等问题排列在一起。

    实际工作中,如果有一些文件没有按规定时间移交归档,可将后来收集的零散文件排在相应类别的最后,或与相关的某件归档文件装订成一件等。

    (四)归档文件的编号(填写归档章)。[装订——分类——排列——编号]

    即对相同保管期限排列好的文件材料,在每件的首页、齐上、正中的位置印盖归档章。如果领导批示或收文占用上述位置,可将归档章盖在首页的其它位置,但以上端为宜。如果机关发文有文件签发单的,或收文有文件处理单的,也可放在最前面作为首页,加盖归档章,以更好地保护文本的原始面貌。文件首页确无盖章位置,或重要文件要保持原貌,也可在文件首页另附纸页加盖归档章。归档章不能压住文件字迹,也不能与批文或收文章交叉。

    归档章共有六个内容:全宗号、年度、室编件号、机构(问题)、保管期限、馆编件号,要按要求如实填写。

    (1)全宗号(必填项目)。全宗号是指综合档案馆对其接收范围内各立文单位所编制的代号。

    (2)年度(必填项目)。年度是指归档文件的形成年度,即形成和处理归档文件的年度。填写此项时,应采取公元纪年,以4位阿拉伯数字表示。如“1998”不能简化成“98”或中文“一九九八”表示,“2003”不能简化成“03”或用中文“贰零零三”表示。

    (3)室编件号(必填项目)。室编件号应在同一年度、同一机构、同一保管期限内,按文件排列顺序从“1”开始标注。以采用“年度——组织机构——保管期限”进行分类为例,室编件号应在同一年度内、同一组织机构内、同一保管期限内从“1”逐件流水编号。例如,办公室2006年形成的永久、30年、10年三个保管期限的归档文件,编号后形成三个流水号。即永久的从“1”开始编一个流水件号;30年的从“1”开始编一个流水件号;10年的从“1”开始编一个流水件号。

    需要注意的是,在同一年度、同一机构(问题)、同一保管期限内的编号,各案卷内文件必须是相连的,不可断号,即下一卷的开头件号接上一件的末尾件号。

    (4)机构问题(选填项目)。按照分类方案,填写作为分类方案类目名的机构或问题名称。如机构名称太长,可使用机关内部规范简称。对文件数量少或内部机构简单的机关,只选择年度——保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要,无须再分机构(问题)。但内设机构多机关来说,选择机构(问题)进行分类还是必要的。

    (5)保管期限(必填项目)。按照国家档案局公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,在“保管期限”栏内分别填写永久、或30年、或10年。

    (6)馆编件号。由综合档案馆填写,各机关档案室不必填写。各单位档案室的永久档案移交进县综合档案馆时,由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整,比如:将部分档案抽出、补入等等,使目录中的件号出现断号、跳号等现象,从而增加了县档案馆管理工作的难度,因此有必要重新编制件号。

    填写归档章项目时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水等,也可用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。

    (五)归档文件的编目(抄目录)。[装订——分类——排列——编号(盖章)——编目(抄目录)]

    编目是指编制归档文件目录。归档目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注栏目。

    (1)件号。填写室编件号。即文件在同一年度、同一机构(问题)、同一保管期限内的排列顺序号。

    (2)责任者。责任者是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关、或一个机关内部的一个机构,也可是几个机关、或一个人、或若干人。

    填写责任者项时一般应使用全称或规范简称。不能使用“本局”、“本部”、“本科”等含义不明,难以判断的简称。也不能用“同上”或“〃”承上省略符号。联合发文的一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多的可以适当省略,但立文单位必须抄录,以体现“以我为主”的精神。

    (3)文号。即发文字号,是由发文机关按发文秩序编制的顺序号,一般由机关代字、年度、顺序号组成。如档办发[2007]8号,即国家档案局办公室2007年第8号文件。

    (4)题名。即文件标题。一般情况下,文件只有一个题名(正题名),填写目录中题名项时应照实抄录。有的文件还有一个副标题,副标题即文件标题中破折号或冒号后面的部分,是对正题名进行解释说明。如《强化目标管理,推动机关档案工作发展——××同志在市直机关档案工作会上的讲话》。在正题名能够反映文件内容时,副题名一般无须抄录。

    有的文件没有题名,或题名含义不清,不能揭示或全面揭示文件内容,应根据文件内容重新拟写或补充标题,并在重新拟写或补充之处加“[  ]”号填写在目录中。如“××市档案局关于转发×档发[1999]180号文件的通知”应重拟题名并抄录为“××市档案局关于转发[×××档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。

    此外,有些归档文件的附件独立性强,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规定,或附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为一件时,如果目录中只记录正文题名,不能反映出附件的内容,可能造成漏检,此时可在正件题名后抄录附件题名,外加“(  )”号,如“关于进一步加强精神文明建设的决定(附:市民公约)”

    (5)日期。即文件的形成日时间,即:文件的落款时间。具体填写日期时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如2008年4月30日,标注为20080430。如有的文件上未注明日期,编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时,为避免日期项占用的列宽过长,影响其它项目填写,可将表示月、日的数字回行填写,即填写为两行,如“2008

            0430”。

    (6)页数。页数项需要填写文件的总页数,用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页,空白页不计。大张的文件或图表折叠后,仍按未折叠前有图文的页面计算页数。复文与来文、正本与定稿等作为一件时,统计页数应将构成该文件页数相加作为该件的页数。如关于××问题的请示和批复分别为4页和1页,作为一件时,该件页数为5页。

    (7)备注。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。

    编写档案案卷目录要一式三份(如需多立档的相应增加目录份数),案卷内放一份,单位保存一份,向县综合档案馆移交档案时移交一份。

    (六)归档文件的装盒。[装订——分类——排列——编号(盖章)——编目(抄目录)——装盒]

    装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、填写档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

    1、装盒要求及注意事项。(1)使用国家档案局统一监制的规范的文书档案盒。(2)归档文件应严格按件号的先后顺序装入档案盒,与目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索目录能对应地找到文件实体。文件利用完毕后归位时,同样要注意将其按件号顺序装入相应的档案盒中。否则,在以件为单位进行管理的情况下,给查找和利用带来困难,失去文件整理的意义。

    装盒的要求是:不同形成年度的归档文件、不同保管期限的归档文件和不同机构(问题)形成的归档文件不能放入同一档案盒。也就是说,在一个档案盒内的文件必须是同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)的文件。即使文件较少,装不满一盒,也不能打乱这一规则混装。可使用不同厚度的档案盒来解决这一问题。

    装盒时应注意两个问题:(1)应视文件的厚度来选择厚度适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体,站立放置时不至于使文件弯曲受损。(2)同一事由的归档文件不是必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒,一盒装满后顺次装入下一档案盒即可。

    2、填写档案盒封面。在双横线上填写立文单位名称。应使用单位全称或规范化简称。

    3、档案盒盒脊项目的填写。盒脊项目有全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号。全宗号、年度、保管期限、机构(问题)等的填写与填写归档章相同。填写“起止件号”只需填写室编件号,即填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号,其间用短横线连接,如“18——36”。馆编件号需由同级档案馆填写。

    (6)盒号。盒号是指档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制,以每年一断号。如单位确需填写盒号便于保管,也只能使用铅笔淡写标明即可。

    4、填写备考表。备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,各项的填写要求如下:

    (1)盒内文件情况说明。填写盒内文件需要说明的情况包括:文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时,如某份文件须说明的内容较复杂,目录备注栏填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加“*”号注明。(2)整理人。填写负责整理该盒归档文件人员的姓名,以明确责任。在部门内各科、室或站、所整理归档的,此项一般由负责整理归档工作的工作人员填写;集中在机关档案室进行整理的,此项一般由档案人员填写。(3)检查人。填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写,以示对整理质量的监督检查;也可与机关内部负责人联合署名,对文件材料归档的齐全完整情况进行监督检查。(4)日期。填写归档文件整理完毕的日期。可以是一段时间内全部归档文件整理完毕的日期,也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。

    归档文件在机关档案室保存阶段内如有变动情况,档案工作人员应随时在备考表中注明,以使续后以及档案移交进馆等工作得以正常进行。

    文件材料的立卷归档归纳起来分为以下步骤:

    七、档案案卷的入柜

    档案案卷入柜,是指将整理完毕的档案案卷按年度、保管期限分别整齐放入符合规范和要求的档案柜内。

    要求是:(1)档案柜必须符合要求,以档案案卷能正常放入为准。(2)保管期限必须分开,即永入保存的案卷装入一柜、30年保存的案卷装入一柜、10年保存的案卷装入一柜。(3)整齐有序。

                                                         1、装订

                                                         2、分类

                       鉴定归档不归档         3、排列

    一、收集→二、鉴定       →      三、整理

                       鉴定保管期限             4、编号

                                                         5、编目

                                                         6、装盒


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